Когда в бизнесе ИП появляется потребность делегировать часть работы, возникает необходимость создать команду исполнителей. Привлекая к работе других людей по договору гражданско-правового характера или по трудовому договору, предприниматель получает статус работодателя. Оплачивая работу наемным сотрудникам, у предпринимателя появляются обязанности страхователя и плательщика страховых взносов в Пенсионный фонд и фонд социального страхования. А так же обязанности налогового агента по начислению, удержанию и перечислению налога на доходы физических лиц. И это не зависит от выбранной системы налогового учета предпринимательской деятельности самого предпринимателя.

В качестве страхователя и налогового агента, предприниматель обязан отчитываться в три инстанции сдавая отчеты, связанные со стажем и заработком наемных работников. Для этого потребуется дополнительная регистрация в фондах.

1. В Пенсионном фонде предприниматель должен зарегистрироваться в течение 30 дней после заключения первого трудового договора или договора гражданско-правового характера. У предпринимателя появится второй регистрационный номер в Пенсионном фонде в качестве работодателя и обязанность сдавать два вида отчетности.

* Отчет СЗВ-М — ежемесячный. Он сдается до 15 числа месяца, следующим за месяцем, в котором работал хотя бы один человек. Этим отчетом работодатель информирует Пенсионный фонд о наемных работниках, которые у него работали в прошедшем месяце. Если работодатель забудет подать сведения до указанного срока, ему грозит штраф в размере 500 рублей за сведения на каждого забытого работника. Часто забывают подать сведения на работников по договорам гражданско-правового характера за месяц, в котором был подписан договор, если работа выполнена и оплачена в другом месяце.

* Отчет СЗВ-стаж сдается один раз в год. Срок сдачи до 1 марта года, следующего за отчетным. В этом отчете работодатель подает сведения о стаже работников, которые работали у него в прошедшем году. В отчете отражается начало и окончания периодов работы каждого работника в рамках года, за который составляются сведения.

2. В фонде Социального страхования предприниматель тоже должен зарегистрироваться в течение 30 дней после заключения трудового договора или договора гражданско-правового характера, если в таком договоре прописана обязанность работодателя по уплате страховых взносов в ФСС. После регистрации предприниматель получает уведомление о регистрации в качестве страхователя физического лица в территориальном органе ФСС Российской Федерации, в котором будут указаны регистрационный номер и размер страхового тарифа на обязательное социальное страхование (от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний). Индивидуальный предприниматель, который состоит на учете в ФСС, должен ежемесячно производить перечисления страховых взносов до 15-го числа каждого месяца. Сумма взносов в ФСС рассчитывается, исходя из размера страхового тарифа указанного в уведомлении. Размер тарифа составляет от 0,2 до 8,5. Он зависит от класса профессионального риска. В ФСС предприниматель сдает только один отчет.

* Расчет по форме 4 ФСС предоставляется четыре раз в год за отчетные периоды: квартал, полугодие, 9 месяцев и год. Расчет необходимо предоставить на бумажном носителе в отделение ФСС, если среднесписочная численность работников не превышает 25 человек не позднее 20-го числа календарного месяца, следующего за отчетным периодом. Если среднесписочная численность работников ИП превышает 25 человек, то расчет 4-ФСС необходимо сдавать только в электронном виде в срок до 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом. Если сдать расчет напечатанный на бумаге, вместо электронного, работодателю будет назначен штраф в размере 200 рублей. За не своевременную сдачу расчета предусмотрен штраф. Минимальный размер штрафа 1000 рублей, а максимальный не может быть более 30% от суммы страховых взносов.

Если у предпринимателя нет работников по трудовому договору, а есть только работники по гражданско-правовым договорам, в которых не прописана обязанность работодателя оплачивать страховые взносы в ФСС, то необходимость регистрироваться в ФСС и сдавать отчетность у такого предпринимателя отсутствует.

3. Налоговую инспекцию дополнительно уведомлять о том, что предприниматель стал работодателем не надо. Они узнают об этом, как только предприниматель начнет перечислять страховые взносы и налог с дохода физических лиц. Страховые взносы перечисляются ежемесячно до 15 числа месяца, следующего за месяцем начисления доходов работникам. Размер страховых взносов рассчитывается из тарифов: на обязательное пенсионное страхование (ОПС) -22%, на обязательное медицинское страхование (ОМС) — 5,1%, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ФСС) — 2,9%.  Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) удерживается и перечисляется не позднее дня, следующего за днем выплаты доходы физическому лицу. В ИФНС предприниматель предстоит сдавать отчеты:

* Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год сдаются один раз в год до 20 января.

* Справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ) за прошедший год сдается налоговым агентом один раз до 1 апреля года, следующего за отчетным. Если налоговый агент не смог исполнить свои обязанности удержать и перечислить налог, он сдает сведения о невозможности удержания НДФЛ у физических лиц (форма 2-НДФЛ), которые сдаются за прошедший год один раз до 1 марта следующего года. В справке указываются все виды доходов и вычетов полученные работником за каждый месяц отчетного года.

* Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (6-НДФЛ) сдается ежеквартально до 30 числа месяца, следующего за отчетным периодом. Отчетные периоды квартал, полугодие, 9 месяцев. Годовой отчет сдается до 1 апреля года, следующего за отчетным. Первая часть расчета информирует налоговую инспекции о совокупной сумме начисленного с начала года дохода и исчисленного и удержанного налога. Во второй части отражается сумма и дата удержанного налога в каждом месяце отчетного периода с доходов всех работников. Теперь налоговой инспекции удобно отслеживать своевременность оплаты налогов и начислять штрафы и пени за не своевременную уплату налогов.

* Расчет по страховым взносам сдается ежеквартально до 30 числа месяца, следующего за отчетным периодом. Отчетные периоды квартал, полугодие, 9 месяцев, год. Этот расчет сочетает в себе совокупные сведения о суммах доходов наемных работников как облагаемые, так и не облагаемые страховыми взносами и о суммах начисленных страховых взносов ежемесячно по всем работникам, а также данные о ежемесячных доходах по каждому сотруднику отдельно.

Итого получилось семь обязательных отчетов, благодаря которым контролирующие органы внимательно следят за доходами граждан. Еще у предпринимателя может появиться обязанность подавать информацию в Центр занятости населения

* «Сведения об организации и численности работников организации, не являющихся пенсионерами». Это информация о гражданах, которые скоро пойдут на пенсию, если такие есть. Такой отчет введен в рамках пенсионной реформы с октября 2018 года.

* Информацию о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей работодатели должны ежемесячно сообщать в службу занятости. Такая информация нужна для того, чтобы органы службы занятости могли оценивать занятость населения и разрабатывать необходимые меры по оптимизации занятости населения.